Τέλος τα εικονικά τιμολόγια, πλέον real time παρακολούθηση ΦΠΑ – Το νέο καθεστώς αλλάζει τη «λογιστική ρουτίνα» και σκληραίνει την εποπτεία

Μια από τις μεγαλύτερες αλλαγές των τελευταίων ετών στη φορολογική λειτουργία της αγοράς περνά πλέον από το στάδιο της προετοιμασίας στην υποχρεωτική εφαρμογή. Από τη Δευτέρα 2 Φεβρουαρίου 2026 ξεκινά η πρώτη φάση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης, με στόχο να κλείσουν τα παράθυρα έκδοσης εικονικών παραστατικών και να ενεργοποιηθεί για πρώτη φορά σε τόσο μεγάλη κλίμακα ένα σύστημα παρακολούθησης του ΦΠΑ σε πραγματικό χρόνο.

Η νέα διαδικασία αφορά, σε πρώτη φάση, όλες τις επιχειρήσεις που δραστηριοποιούνται στην ελληνική αγορά και εμφάνισαν ακαθάριστα έσοδα άνω του 1 εκατ. ευρώ στο φορολογικό έτος 2023. Το φθινόπωρο ακολουθεί η δεύτερη φάση, με επέκταση της υποχρέωσης και στις υπόλοιπες επιχειρήσεις με χαμηλότερα έσοδα.

Με απλά λόγια, η έκδοση τιμολογίων όπως την ήξεραν μέχρι σήμερα οι επιχειρήσεις μπαίνει σε νέα εποχή. Και μαζί της αλλάζει όχι μόνο το «πώς» κόβεται ένα τιμολόγιο, αλλά και το πώς ελέγχεται και διασταυρώνεται, πριν καν φτάσει ο ελεγκτής στην πόρτα.

Πώς λειτουργεί το σύστημα και τι σημαίνει «real time ΦΠΑ»

Στον πυρήνα του νέου μοντέλου βρίσκεται η διαβίβαση των στοιχείων συναλλαγών σε πιστοποιημένο Πάροχο Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης. Ο πάροχος εκδίδει το ηλεκτρονικό τιμολόγιο και το διαβιβάζει ταυτόχρονα στον εκδότη, στον παραλήπτη και στο myDATA της ΑΑΔΕ σε πραγματικό χρόνο.

Η φιλοσοφία του μέτρου δεν είναι απλώς ψηφιοποίηση. Είναι να περάσει η αγορά από τη λογική «γράφω σήμερα – δηλώνω μήνες μετά – ελέγχομαι στο τέλος» σε ένα μοντέλο σχεδόν ταυτόχρονης αποτύπωσης της συναλλαγής, ώστε να περιορίζονται δραστικά τα περιθώρια για εικονικά παραστατικά, «σπασμένες» αλυσίδες ΦΠΑ και τεχνητές δαπάνες που φουσκώνουν εκπτώσεις φόρων.

Οι κρίσιμες προθεσμίες του Φεβρουαρίου και το «στενό παράθυρο» συμμόρφωσης

Η υποχρεωτική εφαρμογή ξεκινά επίσημα στις 2 Φεβρουαρίου, όμως στην πράξη η αγορά μπαίνει σε ένα ιδιαίτερα απαιτητικό δεκαήμερο, με την προθεσμία της 12ης Φεβρουαρίου να λειτουργεί ως πραγματικό ορόσημο συμμόρφωσης.

Στο διάστημα αυτό, οι επιχειρήσεις που εμπίπτουν στην πρώτη φάση οφείλουν να έχουν συνάψει σύμβαση με πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης και να ολοκληρώσουν τη διαδικασία υποβολής της «Δήλωσης Έναρξης Ηλεκτρονικής Έκδοσης Στοιχείων» στο myDATA.

Η δήλωση αυτή, σύμφωνα με το άρθρο 6 της απόφασης Α.1112/2025, υποβάλλεται από τον πάροχο μέσω της ψηφιακής πύλης myAADE, το αργότερο μέσα σε δέκα ημέρες από την έναρξη ισχύος της σύμβασης. Η επιχείρηση ειδοποιείται μέσω e-κοινοποιήσεων και μπορεί να αποδεχθεί ή να απορρίψει τη δήλωση επίσης εντός δέκα ημερών. Αν δεν αντιδράσει, η αποδοχή τεκμαίρεται.

Το πρακτικό αποτέλεσμα είναι ότι το δεκαήμερο «κλείνει» για όλους στις 12 Φεβρουαρίου, δηλαδή 10 ημέρες μετά την 2η Φεβρουαρίου. Και αυτή η προθεσμία δεν θεωρείται τυπική. Είναι η λεπτή γραμμή που χωρίζει το νόμιμο παραστατικό από το παραστατικό που μπορεί να θεωρηθεί «μη εκδοθέν».

Τα στοιχεία συμμόρφωσης και η «τρύπα» των 18.000 επιχειρήσεων

Με βάση ενημέρωση που έχει δημοσιοποιηθεί, από τις περίπου 38.000 επιχειρήσεις που υποχρεούνται να συμμορφωθούν άμεσα, μόλις 19.961 έχουν ολοκληρώσει τη διαδικασία. Αυτό αντιστοιχεί σε περίπου 53% του συνόλου, αφήνοντας σχεδόν 18.000 επιχειρήσεις με λιγότερο από δέκα ημέρες για να ελέγξουν τι έχει δηλωθεί για αυτές και να τακτοποιήσουν τις εκκρεμότητές τους.

Στην ίδια εικόνα εντοπίζεται και μια ιδιαίτερα αποκαλυπτική λεπτομέρεια: περίπου 3.300 επιχειρήσεις χρησιμοποιούν ήδη πάροχο ή τις εφαρμογές timologio και myDATAapp, όμως δεν έχουν κάνει την απαιτούμενη δήλωση. Αυτό αποτυπώνει ένα κλασικό επιχειρηματικό ρίσκο της μετάβασης: αρκετές εταιρείες λειτουργούν «τεχνικά» σωστά, αλλά κινδυνεύουν νομικά λόγω παράλειψης διαδικασίας.

Η ΑΑΔΕ έχει ήδη αποστείλει σχετικές ειδοποιήσεις για την εκκρεμότητα, δίνοντας σαφές σήμα ότι η συμμόρφωση δεν θα αφεθεί στην τύχη.

Τι σημαίνει «μη νόμιμο τιμολόγιο» από 13 Φεβρουαρίου

Η μεγάλη παγίδα για τις επιχειρήσεις δεν είναι μόνο να εκδίδουν ηλεκτρονικά τιμολόγια, αλλά να το κάνουν με τον ορθό και νόμιμο τρόπο.

Από τις 13 Φεβρουαρίου και μετά, τιμολόγια που εκδίδονται χωρίς πάροχο ή εκτός των δωρεάν εφαρμογών timologio και myDATAapp ενδέχεται να μη θεωρούνται νόμιμα. Και το κρίσιμο εδώ είναι ότι η νομοθεσία αντιμετωπίζει τη μη έκδοση με νόμιμο τρόπο ως μη έκδοση παραστατικού.

Η συνέπεια είναι ιδιαίτερα βαριά: πρόστιμο ίσο με 50% του ΦΠΑ για κάθε παραστατικό που θα εντοπιστεί ότι δεν εκδόθηκε σύμφωνα με το νέο πλαίσιο. Για επιχειρήσεις με υψηλό όγκο συναλλαγών, το ρίσκο μπορεί να εξελιχθεί σε οικονομικό σοκ και, σε ακραίες περιπτώσεις, να τεθεί ζήτημα βιωσιμότητας.

Ακόμη και αν ο πάροχος δεν υποβάλει εμπρόθεσμα τη δήλωση, η ευθύνη μπορεί να μεταφερθεί στην ίδια την επιχείρηση, η οποία υποχρεούται να καταθέσει τη δήλωση μέσα σε δέκα ημέρες από την παρέλευση της προθεσμίας του παρόχου. Το μήνυμα είναι σαφές: δεν υπάρχει «κενό ευθύνης».

Μεταβατική περίοδος έως 31 Μαρτίου και πλήρης εφαρμογή από 1η Απριλίου

Το νέο σύστημα προβλέπει μεταβατική περίοδο προσαρμογής έως τις 31 Μαρτίου 2026, κατά την οποία θα μπορούν να λειτουργούν παράλληλα τα υφιστάμενα εμπορικά ή λογιστικά συστήματα μαζί με τις νέες διαδικασίες ηλεκτρονικής τιμολόγησης.

Ωστόσο, από 1η Απριλίου καταργούνται τα παραδοσιακά συστήματα έκδοσης και περνά πλήρως η αγορά σε ηλεκτρονική έκδοση τιμολογίων. Αυτή είναι και η πραγματική «τομή» στην καθημερινότητα των επιχειρήσεων, καθώς πλέον η συμμόρφωση δεν θα είναι επιλογή προσαρμογής, αλλά προϋπόθεση λειτουργίας.

Η δεύτερη φάση από 1η Οκτωβρίου και τα κίνητρα πρόωρης ένταξης

Από την 1η Οκτωβρίου 2026 ξεκινά η εφαρμογή της υποχρέωσης και για τις επιχειρήσεις με τζίρο κάτω του 1 εκατ. ευρώ, με μεταβατική περίοδο έως τις 31 Δεκεμβρίου. Για τη συγκεκριμένη κατηγορία προβλέπονται και κίνητρα πρόωρης ένταξης που λειτουργούν ως «καρότο» για να μειωθεί η πίεση της τελευταίας στιγμής.

Όσοι επιλέξουν να συνάψουν σύμβαση με πάροχο και να ενταχθούν στο σύστημα τουλάχιστον δύο μήνες πριν την υποχρεωτική ημερομηνία, δηλαδή πρακτικά έως τις 3 Αυγούστου, αποκτούν προσαυξημένη απόσβεση 100% για αγορά εξοπλισμού και λογισμικού και προσαύξηση 100% της δαπάνης για την υπηρεσία τιμολόγησης τον πρώτο χρόνο.

Με απλά λόγια, οι σχετικές δαπάνες εκπίπτουν από τον φόρο στο 200%, ένα «μπόνους» που στόχο έχει να κάνει οικονομικά ελκυστική τη μετάβαση, ειδικά για μικρότερες επιχειρήσεις που φοβούνται το κόστος τεχνολογικής προσαρμογής.

Το μεγάλο στοίχημα: Λιγότερο κενό ΦΠΑ, περισσότερη διαφάνεια και χαμηλότερο κόστος για την αγορά

Η υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση δεν έρχεται απλώς ως εργαλείο φορολογικής συμμόρφωσης. Φιλοδοξεί να λειτουργήσει ως δομική αλλαγή που μειώνει την απώλεια ΦΠΑ, περιορίζει την έκδοση εικονικών φορολογικών στοιχείων και οδηγεί σε αυτοματοποιημένη προσυμπλήρωση δηλώσεων ΦΠΑ και εντύπου Ε3.

Παράλληλα, επιδιώκει να μειώσει το διαχειριστικό κόστος των επιχειρήσεων, περιορίζοντας κόστη έκδοσης, αποστολής και αποθήκευσης τιμολογίων, απώλειες, λάθη χειροκίνητης καταχώρισης και διενέξεις με αντισυμβαλλόμενους.

Σε μια αγορά όπου το φορολογικό ρίσκο παραμένει κρίσιμος παράγοντας ανταγωνιστικότητας, το νέο σύστημα δημιουργεί μια νέα πραγματικότητα: η φορολογική συμμόρφωση περνά από την «κουλτούρα» στην τεχνολογία. Και το πρώτο τεστ, όπως όλα δείχνουν, θα κριθεί μέσα στις επόμενες ημέρες.

Διαβάστε επίσης; ΑΑΔΕ: Πρόστιμα 138 εκατ. για 83.000 εικονικά τιμολόγια στην αγορά, τo 5μηνο